Tài Liệu và Hồ Sơ

Đã bước vào môi trường nhà máy, không kể là bạn có làm mảng quản lý chất lượng hay không thì việc phân biệt tài liệu và hồ sơ là điều mặc định phải nắm.

Tài liệu (Theo thuật ngữ trong tiêu chuẩn ISO là document) có thể được hiểu là MỘT THỨ mà nội hàm của nó chứa đựng sự HƯỚNG DẪN, DẪN DẮT tổ chức và  người thi hành hướng đạt được các mục tiêu của tổ chức đó. Ví dụ: Các chính sách và sổ tay đảm bảo chất lượng, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), hướng dẫn công việc, bản vẽ kỹ thuật, mô tả quy trình và thông số kỹ thuật của sản phẩm, Bảng đánh giá mối nguy, bản phân tích cơ hội và rủi ro,…

Ở trên dùng từ “MỘT THỨ” chứ không dùng từ “VĂN BẢN” khi mô tả về tài liệu, bởi ngày nay tài liệu có nhiều cách thức thể hiện khách nhau như văn bản giấy, văn bản điện tử, phần mềm, video,…

Hồ sơ (Theo thuật ngữ trong tiêu chuẩn ISO là Record)

Hồ sơ thường được hiểu là bằng chứng về việc các Tài Liệu được thực thi. Ví dụ dễ hình dung của Hồ Sơ là: Form kiểm tra nhiệt độ tại khu vực sấy, kết quả phun trùng, kết quả khám sức khỏe nhân viên định kỳ.

Một điều cần lưu ý là hồ sơ thì không được phép tự ý chỉnh sửa, trong trường hợp ghi chép nhầm cần phải điều chỉnh thì việc chỉnh sửa cần được thể hiện rõ ràng thời gian và người chỉnh sửa.