Quản Lý Thời Gian

Khi phân tích vào độ quan trọng và tính cấp thiết của một vấn đề người ta ra làm 4 loại:

Loại 1: Quan trọng và khẩn cấp

Loại 2: Quan trọng và không khẩn cấp

Loại 3: Khẩn cấp và không quan trọng

Loại 4: Không khẩn cấp và không quan trọng

Câu hỏi đặt ra, bạn sẽ ứng đối như thế nào với từng loại vấn đề kể trên?

Một số nguyên tắc để có thể quản lý các loại công việc trên một cách hiệu quả là:

Loại cần phải được ưu tiên làm ngay và luôn là loại 1 - Quan trọng và khẩn cấp, đây là những công việc mang tính quyết định cấp bách đến hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Soạn và gửi hợp đồng cho khách hàng; chuẩn bị đánh giá ngoài, tiếp đoàn thanh tra,…

Kế đến chúng ta có thể giao việc loại 3 - Khẩn cấp và không quan trọng cho nhân viên của mình vì nó không quá ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức, nếu trong trường hợp cấp dưới có 1 vài sai sót trong xử lý thì chúng ta hoàn toàn có thể “gỡ” lại. Nếu bạn không có cấp dưới để giao công việc loại này thì bạn nên dành 30-40 phút quỹ thời gian trong ngày để giải quyết nó dứt điểm và tập trung vào các việc quan trọng. Ví dụ: Gửi mẫu đi kiểm tra, email xác nhận xuất kho,…

Đối với loại 2 - Quan trọng và không khẩn cấp, đây là loại công việc mà bạn phải lên kế hoạch từ trước để hoàn thành nó, ví dụ: Làm báo cáo tuần, báo cáo tháng, đào tạo nhân viên định kỳ, lập kế hoạch kinh Doanh, xem xét các điểm không phù hợp,…

Loại 4 - Không khẩn cấp và không quan trọng - một cách nào đó bạn có thể không cần quan tâm đến chúng hoặc dành cho chúng 1 chút thời gian trong ngày, khi năng suất làm việc của bạn ở mức thấp để không phải tiêu tốn năng lượng suy nghĩ quá nhiều về chúng. Ví dụ: Đọc các tin tức từ tập đoàn, hoàn thành form đăng ký mua văn phòng phẩm,…

Một chút chia sẻ mong hữu ích cho bạn nhé

#CEFTacademy