Phương pháp 8D

Phương pháp 8D (8D method), còn được gọi là 8 Kỷ luật (8 Disciplines), lần đầu tiên xuất hiện trong sách hướng dẫn Giải quyết vấn đề theo định hướng nhóm năm 1987 của Ford . Bao gồm các bước sau:

(Thực ra trước 08 bước chính này còn có 1 bước 0, gọi là bước lên kế hoạch: Người giải quyết vấn đề cần định nghĩa được vấn đề, kết hợp nhận diện các vấn đề liên quan. Sau đó phân tích và diễn dịch thông tin để làm gọn vấn đề cần giải quyết, cuối cùng phải viết ra được phát biểu về vấn đề.

D1: Thành lập nhóm giải quyết vấn đề

D2: Xác định vấn đề

D3: Hành động tạm thời

D4: Xác định nguyên nhân gốc rễ

D5: Phân tích và chọn các hành động khắc phục

D6: Thực hiện và xác thực các hành động khắc phục

D7: Thực hiện các Hành động Phòng ngừa

D8: Ghi nhận

D1: Thành lập nhóm giải quyết vấn đề

Tạo ra một nhóm thực hiện quá trình giải quyết vấn đề bao gồm những người từ bộ phận được đề cập. Vì bạn không thể giải quyết vấn đề mà không có những người có kiến ​​thức trực tiếp về nó.

Nếu đó là một vấn đề của bộ phận thiết kế, người thiết kế nên có mặt trong nhóm. Nếu đó là vấn đề sản xuất, người giám sát từ khu vực làm việc cụ thể. Đôi khi cũng cần có mặt của người trực tiếp thực hiện công việc đó.

D2: Xác định vấn đề

Bước này liên quan đến việc thu thập các chi tiết và dữ liệu để mô tả vấn đề một cách hoàn chỉnh.

Bạn nên đi bộ Gemba để quan sát hiện trạng của vấn đề. Phân tích dữ liệu chất lượng nếu có.

Càng nhiều càng tốt, hãy cố gắng mô tả và định lượng vấn đề dưới dạng:

Ai; Cái gì; Ở đâu; Khi nào; Tại sao; Làm sao; Bao nhiêu,…

D3: Hành động tạm thời

Việc ngăn chặn tạm thời nhằm giảm thiểu tác động của vấn đề trong chờ các giải pháp lâu dài và đặc biệt quan trọng khi chất lượng hoặc an toàn của sản phẩm có nguy cơ xảy ra.

Trong một số trường hợp, bạn có thể cần các quy trình mới để giải quyết vấn đề cho đến khi có giải pháp để loại bỏ chúng.

D4: Xác định nguyên nhân gốc rễ

Với sự cố tạm thời được khắc phục, bây giờ bạn có thể chuyển sang phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp.

Các công cụ/kỹ thuật sử dụng trong phương pháp 8D

Công cụ/kỹ thuật có thể được ứng dụng trong quá trình ra quyết định bằng phương pháp 8D gồm:

Ma trận ưu tiên công việc (phương pháp phản ứng)

5W1H (what – when – who – which – why – how)

Giản đồ xương cá

Phân tích Pareto

Histogram

Kỹ thuật Brainstorming

6M (manpower, measurement, milieu – evironment, methos, materials, machine)

5 Whys

Đánh giá và soát xét FMEA,…

Ngoài việc đơn giản đưa ra các giả thuyết, bạn cần xác minh nguyên nhân gốc rễ với các bên liên quan chính, kiểm toán và / hoặc dữ liệu thống kê khi có thể.

D5: Phân tích và chọn các hành động sửa chữa

Sau khi nhóm của bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bây giờ bạn đang ở vị trí để xác định giải pháp lâu dài tốt nhất là gì.

Các phiên động não kết hợp với các công cụ như sơ đồ mối quan hệ có thể giúp tổ chức các ý tưởng dựa trên mối quan hệ của chúng và xác định hướng hành động hiệu quả nhất.

D6: Thực hiện và xác thực các hành động sửa chữa

Cần lưu ý rằng sáu bước trong phương pháp 8D là khi cuối cùng bạn đã sẵn sàng thực hiện hành động khắc phục. Nêu bật vai trò quan trọng của việc lập kế hoạch trong phương pháp này.

Người quản lý cần tham gia tích cực vào việc xác minh việc thực hiện các hành động khắc phục. Điều đó có nghĩa là họ cần phải hiện diện ở hiện trường và trong các đánh giá thường xuyên về các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường hiệu quả.

Hãy thực hiện các bước từ D4 đến D6 cho đến khi bạn có thể xác minh rằng các hành động khắc phục của mình đã giải quyết được toàn bộ sự cố.

D7: Thực hiện các Hành động Phòng ngừa

Nhiều công ty vội vàng đóng hồ sơ về các hành động sửa chữa. Nhưng thay đổi thực sự chỉ xảy ra khi bạn áp dụng các bài học kinh nghiệm vào các lĩnh vực khác để ngăn ngừa các vấn đề trong tương lai.

Ví dụ: nếu bạn sửa chữa một thiết bị, nhưng vấn đề tương tự có thể xảy ra trên một số máy khác, thì hành động khắc phục sẽ không bền vững.

D8: Ghi nhận

Sau tất cả những công việc đó, ghi nhận nhóm giải quyết vấn đề. Cho dù đó là phần thưởng tài chính, sự kiện đặc biệt hay chỉ đơn giản là đề cập đến nhóm trong cuộc họp hoặc bản tin. Bước này rất quan trọng để xây dựng văn hóa chất lượng.

Bởi vì cốt lõi của văn hóa chất lượng là sự tham gia của mọi người. Và sự tưởng thưởng hoặc ghi nhận là yếu tố cần thiết để họ có thêm động lực.