Giao Tiếp Hiệu Quả Bằng Email

Hôm qua nhận được “đặt hàng” viết 01 bài về cách giao tiếp bằng email, thấy đây cũng là 01 chủ đề khá thú vị và cần thiết vì khi đi làm thì email gần như là phương tiện giao tiếp được sử dụng nhiều hơn cả. Ở bài này sẽ nêu ra 08 vấn đề về giao tiếp qua email nhé

1- Địa chỉ email

Với những bạn, anh chị đã đi làm thì công ty thường tạo cho mình địa chỉ email theo cú pháp chuẩn do đó địa chỉ email không có gì để nói, nhưng với các bạn đi xin việc thì chú ý cần tạo 01 địa chỉ email chuyên nghiệp, tránh những cái tên “trẻ trâu” như babyIloveyou@... hay satthu@..., hay nhiều bạn sinh viên thì dùng email mà trường đại học cấp cho mình để gửi CV xin việc nhìn rất…luộm thuộm như 1223ute@student.vn...

2- Đặt tiêu đề email

Tiêu đề email là cái quan trọng nhất nhì của email (chứ không phải là nội dung như bạn nghĩ đâu) bởi vì một ngày đồng nghiệp và sếp của bạn phải nhận hàng trăm email từ nhiều người khác nhau, vì vậy nếu tiêu đề email khi họ lướt qua và cảm thấy không có liên quan đến mình thì họ sẽ có 02 xu hướng phản ứng lại: Một là mackeno (mặc kệ nó), hai là không ưu tiên đọc nó trước những email quan trọng hơn. Dù rơi vào trường hợp nào thì bạn cũng sẽ bị nhở việc của mình đúng không?

3- Gửi email cho ai?

Khi đi làm, bạn sẽ thường gửi email cho một nhóm người, vậy vấn đề đặt ra là: ai là người chịu trách nhiệm chính trong nhóm người đó trả lời email cho bạn? Phải chăng là người đầu tiên trong danh sách? Sự thật thì chẳng có quy định người đầu tiên trong danh sách phải là người trả lời. Vì vậy, nếu bạn gửi một email và ghi dòng chữ Dear anh/chị; thì kết quả sẽ là KHÔNG ai trả lời bạn cả. Do đó, gửi email cho ai thì bạn nên nêu đích danh người đó, ví dụ: Dear anh Tân, Dear chị Hường…Những người không liên quan, hoặc bạn chỉ muốn kèm theo họ như một cách báo cáo là bạn đã làm nhiệm vụ nào đó thì bạn nên cho vào “CC loop”

4- Không viết tắt trong email

Bạn có thể đã từng nhận rất nhiều email, trong đó có chữ viết tắt. Lời khuyên chân thành dành cho bạn là không nên viết tắt, đặt biệt là khi bạn viết mail cho một nhóm người (nếu bạn email qua lại cho 1 cá nhân và cá nhân đó ngang hàng với bạn thì viết tắt cũng không đến nỗi nào nhé). Nhiều chữ hay được viết tắt như: pls (please); hok (không); đc (được); approx (approximate); B4 (before); BTW (by the way);…

5- Nội dung email & đính kèm

Nội dung email nên ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề, tránh làm văn tả cảnh trong email vì người đọc cần nắm các ý chính của email nhanh nhất có thể, để xem việc trình bày có liên quan đến mình hay không.

Một lưu ý dành cho các bạn là nếu email cần có file đính kèm thì tuyệt đối không được quên đính kèm file, nếu không bạn sẽ đánh mất sự chuyên nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm soạn email, để tránh sai sót mình thường làm theo thứ tự như sau:

- Soạn tiêu đề

- Soạn nội dung

- Đính kèm file

- Điền địa chỉ email cần gửi

6- Trả lời email (reply)

Ở phần này, có một lưu ý nho nhỏ dành cho các bạn, đó là có những email các bạn nhận được, các bạn không cần phải trả lời lại tất cả (reply all) những người có trong danh sách được gửi. Ví dụ: Nhân sự công ty gửi email yêu cầu nhân viên cung cấp số size áo đồng phục cho tất cả mọi người, khi trả lời bạn chỉ cần trả lời người gửi, để tránh làm phiền người khác.

Cũng cần nói thêm một ý, đó là bạn tuyệt đối không nên (không được) sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân, nó sẽ mang lại cho bạn nhiều rắc rối, phiền toái không ngờ đấy.

7- Đừng lạm dụng email

Có một vấn đề là rất nhiều có xu hướng sử dụng email trong tất cả tình huống, từ lớn đến bé. Đặc biệt là có lúc tạo thành những hồi tranh luận không có hồi kết bằng email. Như đã nói ở trên, email cũng là 1 trong những cách thức giao tiếp trong công việc, nên có những trường hợp bạn và đồng nghiệp nên trực tiếp gặp nhau để thảo luận thay vì tạo ra những chuỗi n+1 email.

8- Sử dụng email khôn ngoan

Lời khuyên này, rút ra từ kinh nghiệm xương máu, có những người (kể cả sếp) rất hay quên và nói suông. Bạn sẽ lâm vào tình cảnh trớ trêu là sếp nói làm A, nhưng sau này gặp sự cố sếp bảo “tao đâu có nói thế”, vì vậy khôn ngoan nhất trong những tình huống khó mà ảnh hưởng lớn thì bạn nên: Trao đổi thẳng thắn, trực tiếp với sếp, đồng nghiệp, sau đó dùng email như 01 biên bản họp, lưu lại tất cả các xác nhận đôi bên bạn nhé.

Chúc các bạn thành công trong việc

#CEFTworks – Professional Email